Ensayo: “Administración de Proyectos”

La vida de las personas está llena de proyectos, incluso hablamos de proyecto de vida, el cual lo podemos definir en forma sencilla, como el conjunto de actividades que una persona se establece para obtener los objetivos que se fija a lo largo de la vida. En nuestra vida cotidiana emprendemos proyectos, ya sean grandes o pequeños, que requieren de nuestro esfuerzo y planificación para lograr el éxito. De acuerdo a la madurez de cada persona, los proyectos cada vez se tornan más complejos, por ejemplo hace pocos años, el proyecto en que concentrábamos nuestros mayores esfuerzos era estudiar una carrera universitaria, finalizamos el ciclo con la obtención de un título.  Ahora en el ejercicio de la profesión, nos damos cuenta que no es suficiente con poseer conocimiento técnico meramente. Necesitamos desarrollar habilidades e incorporar una serie de conocimiento en el área de la Administración de Proyectos, con el fin de desarrollar proyectos exitosos.

Mi experiencia a nivel profesional, con respecto a la administración de proyectos, en realidad es muy reciente, muchos de los conceptos son nuevos, principalmente porque la Institución en la que laboro los proyectos normalmente son de gran cuantía, donde intervienen una gran cantidad de “stakeholders”. Los proyectos se dividen en los cinco tipos de procesos, que menciona el PMBOK: iniciación, planificación, ejecución (construcción), seguimiento y control y cierre. Cada uno de los procesos es supervisado por un departamento especializado, que a la vez se subdivide para atender temas muy específicos, comunes a todos los proyectos. Una vez superado una de las etapas del proyecto, pasa a otro departamento, que continúa con el seguimiento y control del mismo.  Por esta razón no estoy acostumbrada a ver un proyecto desde el punto de vista macro, como normalmente lo vería cualquier otra empresa que desarrolla un proyecto, donde el equipo de trabajo tiene conocimiento de todo el ciclo de vida del proyecto. Mi participación en el proyecto es muy puntual y forma parte de una cadena. Una vez que se realiza el aporte al proyecto, otro departamento seguirá en la cadena. Se podría comparar con una cadena de producción, con las salvedades del caso, ya que todos los proyectos son diferentes por las condiciones particulares que posee cada uno. En este sentido no podría hacer grandes aportes sobre mi experiencia en la administración de los proyectos, ya que se puede considerar casi nula, sin embargo, consideró que esto puede representar una ventaja muy importante en mi ejercicio profesional actual y futuro, principalmente porque la Maestría se basa en las buenas prácticas propuestas por el PMI, en su libro PMBOK. La ventaja que consideró poseer, radica en que desde el inicio de mi carrera profesional, estaré en contacto con las buenas prácticas en la Administración de Proyectos, además los aportes de los compañeros con mayor experiencia en el tema son muy valiosos.   

Son muchas las lecciones aprendidas que podemos señalar. Creo que el Administrador del Proyecto debe conocer y comprender la estructura organizacional de la empresa o institución donde labora. Cuáles son las competencias de los diferentes departamentos o personas, conocer las líneas de jerarquía y funciones de cada uno de los miembros que integran el equipo de trabajo. Otro aspecto, fundamental para lograr el éxito del proyecto, tiene que ver con la definición del alcance y la planificación del proyecto. Y una vez que se decide llevar a cabo un proyecto se debe establecer la matriz de involucrados (“stakeholders”) y la relación que se tiene con cada uno de ellos. La comunicación con todos los involucrados del proyecto y las relaciones interpersonales son esenciales en todos los proyecto, se debe tener presente que los grupos de trabajos están integrados por personas con diferentes puntos de vistas y costumbre.

Como una futura Administradora de Proyectos, creo que mi compromiso se debe dar en dos direcciones: el conocimiento y el desarrollo de habilidades interpersonales.  El conocimiento tiene que ver con todos los aspectos teórico-prácticos aprendidos en el curso y que aprenderemos en los cursos futuros. Podría destacar en este punto la importancia que tiene un buen manejo de las áreas del conocimiento (alcance, tiempo, costo, calidad, recurso humano, comunicación, riesgo, abastecimiento e integración) por parte del Administrador de Proyectos. Sobre las habilidades interpersonales, se debe hacer referencia a las señaladas en el Anexo G, del PMBOK: liderazgo, desarrollo del espíritu en equipo, motivación, comunicación, influencia, toma de decisiones, conocimiento político y cultural y negociación. Todas las personas tenemos fortalezas y debilidades, en mi caso particular debo fortalecer la comunicación, principalmente lo que tiene que ver con transmitir un mensaje en forma clara, como fortaleza puedo señalar que soy una persona que sabe escuchar. Me parece que la otra habilidad que debo mejorar es la negociación. Otro, compromiso importante será el conducirme en el ejercicio profesional como una persona responsable, respetuosa, honesta y evitando cualquier tipo de discriminación, de acuerdo a lo señalado en el Código de Ética y Conducta Profesional del PMI.

Sobre los aspectos que debe mejorar la organización en la que trabajo y en general, que deben mejorar las instituciones del estado es despolitizar la toma de decisiones a la hora de seleccionar los proyectos y establecer la priorización de los mismos. Además, creo  que  el departamento encargado de la planificación (“PMO”) debe madurar y dejar de ser una estación meteorológica, que solo recolecta datos acerca de las condiciones generales de los proyectos y migrar a una torre de control, que permita proporcionar dirección a los gerentes de proyectos. También, considero que es importante empezar a documentar las lecciones aprendidas,  con un documento que contenga la información general del proyecto (tiempo, alcance, costo, stakeholders, etc.). Un nuevo Administrador de Proyecto, podría leer sobre el comportamiento de la triada, las lecciones que aprendió un equipo, los eventos que salieron bien y/o mal de un proyecto anterior. Cada proyecto debería generar una serie de recomendaciones que se puedan incorporar para mejorar la metodología de la institución. La documentación de las lecciones aprendidas, lograría disminuir en gran medida la brecha generacional entre profesionales, ya que existe un pequeño grupo de profesionales con una gran experiencia, y un grupo más numeroso de profesionales que ingresaron recientemente a la institución, que poseen poca experiencia en el desarrollo de proyectos de la institución, pero que tienen una gran disposición por aprender y mejorar.   

Todas las buenas prácticas señaladas en el PMBOK, tienen sentido solo si las diferentes organizaciones, empresas y administradores de proyectos las ponemos en práctica.

Ensayo: “Administración de Proyectos”